Dampak Dikeluarkannya Perbawaslu Tentang Kearsipan, Bawaslu Jatim Adakan Rapat Koordinasi Tatakelola Kersipan

Sehubungan telah diterbitkannya Peraturan Bawaslu Republik Idonesia pada Bulan Oktober 2020 terkait tata naskah dinas dan kearsipan serta untuk mendukung terlaksananya pengelolaan arsip yang baik serta jadwal retensi arsip, Bawaslu Provinsi Jawa Timur mengadakan rapat koordinasi pelaksanaan naskah dinas dan arsip sesuai Perbawaslu 13 tahun 2020 dan Perbawaslu 10 tahun 2020 yang dilaksanakan pada tanggal  3 s.d 5 Desember 2020 di hotel Cronw Viktoria Tulungagung. Acara tersebut di hadiri oleh 19 Kabupaten/kota terundang yang tidak melaksanakan Pilkada serentak di tahun 2020, Tak terkecuali Bawaslu kabupaten Pamekasan yang turut hadir dan di wakili oleh Koordinator divisi SDM dan Organisasi, Koordinator Sekretariat Bawaslu Kabupaten Pamekasan serta staf yang membidangi SDM dan Organiasi. Hadir dalam acara tersebut sebagai narasumber ibu Eka Rahwawati, S.Sos Kordinator Divisi Organisasi Bawaslu Provinsi Jawa Timur, dalam pemaparannya narasumebr menekankan pentingnya Pengelolaan arsip yang dilaksanakan dengan baik dan benar sesuai dengan kaidah yang ada akan menghadirkan kemanfaatan besar bagi kehidupan organisasi, pemerintah, dan masyarakat. Ketersediaan arsip secara utuh, otentik, dan terpercaya, pada setiap Organisasi Pemerintah seperti Bawaslu yang akan memberikan dukungan nyata bagi pelaksanaan reformasi birokrasi utamanya untuk kemanfaatan penilaian kinerja, pertanggungjawaban kinerja, pelayanan publik, serta penyediaan alat bukti bagi divisi-divisi dan/atau kepentingan lain sebagaimana ketentuan Perbawaslu 10 tahun 2020 tetang pengelolaan arsip dinamis dan Perbawaslu 11 tahun 2020 tentang klasifikasi arsip. Narasumber selanjutnya alalah bapak Sapni Syahril, SIP.,M.Si kepala Sekretariat awaslu Provinsi Jawa Timur dalam pemaparannya, Bapak sapni menjelaskan Selain tata kelola ke arsipan hal yang yang menjadi pembiaan selanjutnya adalah tentang tata kelola kearsipan merukapan bidang disiplin ilmu yang harus dipahami dan diketahui oleh seorang pegawai yang kajiannya meliputi aspek-aspek pengelolaan kearsipan, mulai dari Jenis arsip, managemen arsip, sampai kepada pengendalian, pendistribusian dan jadwal retensi arsip. Beliau juga menegaskan bahwa Kearsipan memegang peranan penting di dalam suatu organisasi yang mempunyai kegunaan yaitu sebagai pusat ingatan dan sumber informasi dalam melakukan kegiatan perencanaan, perumusan kebijakan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan penilaian pengendalian dan pertanggung jawaban. Karena memiliki fungsi yang cukup penting, maka arsip perlu dikelola secara baik dan benar dengan suatu sistem yang baik dan benar pula agar informasi yang tersimpan dalam arsip tersebut tetap terjaga keautentikannya dan tujuan adanya kearsipan hal ini merujuk pada ketentuan Perbawaslu 12 tahun 2020 tentang keamanan dan akses arsip serta Perbawaslu 14 tahun 2020 tentang jadwal retensi arsip. Pengelolaan arsip sangat berpengaruh pada lancarnya sebuah komunikasi administrasi. Apabila dalam pengelolaan kearsipan kurang efisien maka dapat menimbulkan kegagalan suatu organisasi atau terhambatnya kemajuan suatu organisasi. Hal itu dapat terjadi disebabkan kurang tepatnya penyajian informasi dari sumber data atau kurang cepatnya penyajian informasi sehingga keputusan yang diambil oleh organisasi kurang akurat. Keberhasilan sistem kearsipan yaitu prosedur penataan tidak mengalami hambatan, sistem penyimpanan dapat diterapkan sesuai dengan kebutuhan serta kecepatan dan ketepatan penyajian informasi. Arsip sebagai salah satu sumber informasi primer dalam kehidupan organisasi maupun individu memerlukan pengelolaan yang baik dan benar. Salah satu arsip yang pengelolaannya penting untuk diperhatikan adalah arsip dinamis. Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan penyelenggaraan administrasi Negara.