Rapat Evaluasi Keuangan dan Kearsipan: Eka Rahmawati Tekankan Pentingnya SOP

Untuk mendukung terlaksananya pengelolaan arsip yang baik serta tata kelola keuangan yang akuntabel dan professional Bawaslu Kabupaten Pamekasan mengadakan rapat kerja evaluasi pengelolan keuangan dan kearsipan dilingkungan Sekretariat Bawaslu Kabupaten Pamekasan, dalam acara tersebut ketua Bawaslu Kabupaten Pamekasan berpesan kepada semua Staf Bawaslu Kabupaten Pamekasan agar dalam pengelolan keuangan dan kearsipan harus lebih professional, tertib dan lebih baik lagi kedepannya supaya tidak tertinggal dari Kabupaten lainnya. Selanjutnya hadir dalam acara tersebut sebagai narasumber ibu Eka Rahwawati, S.Sos Kordinator Divisi Organisasi Bawaslu Provinsi Jawa Timur, dalam pemaparannya narasumber menekankan pentingnya Pengelolaan arsip yang dilaksanakan dengan baik dan benar sesuai dengan kaidah yang ada akan menghadirkan kemanfaatan besar bagi kehidupan organisasi, pemerintah, dan masyarakat. Ketersediaan arsip secara utuh, otentik, dan terpercaya, pada setiap Organisasi Pemerintah seperti Bawaslu Kabupaten Pamekasan akan memberikan dukungan nyata bagi pelaksanaan reformasi birokrasi utamanya untuk kemanfaatan penilaian kinerja, pertanggungjawaban kinerja, pelayanan publik, serta penyediaan alat bukti bagi divisi dan/atau kepentingan lain. Selain tata kelola ke arsipan hal yang yang menjadi pembinaan selanjutnya adalah Pengelolaan tata kelola keuangan yang juga bagian tidak terpisahkan dalam pengelolaan kinerja Kantor. Kemampuan dalam pengelolaan keuangan memiliki peran signifikan dalam pengelolaan kegiatan kantor. Maka dari itu, beliau berpesan bahwa semua divisi harus paham akan petingnya pengelolaan keuangan yang baik harus ada supporting system antar divisi, paling tidak dalam hal perjalanan dinas pimpinan dan staf harus paham, hal apa saja yang harus dipersiapkan setelah melakukan perjalanan dinas tentunya mengacu kepada Surat edaran 343 tentang pengelolaan keuangan dan Surat edaran 289 tentang perjalan dinas. Acara tersebut sendiri dilaksanakan di Hotel New Ramayana Kabupaten Pamekasan pada tanggal 4 Nopemeber 2020, selain narasumber dari Bawaslu Provinsi, turut hadir sebagai narasumber kedua bapak Drs. Mohammad Wardi, M.Si yang menyampaikan tentang tata kelola kearsipan merukapan bidang disiplin ilmu yang harus dipahami dan diketahui oleh seorang pegawai yang kajiannya meliputi aspek-aspek pengelolaan kearsipan, mulai dari jenis arsip, managemen arsip, sampai kepada pengendalian dan pendistribusian arsip. Beliau juga menegaskan bahwa kearsipan memegang peranan penting di dalam suatu organisasi yang mempunyai kegunaan yaitu sebagai pusat ingatan dan sumber informasi dalam melakukan kegiatan perencanaan, perumusan kebijakan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan penilaian pengendalian dan pertanggung jawaban. Karena memiliki fungsi yang cukup penting, maka arsip perlu dikelola secara baik dan benar dengan suatu sistem yang baik dan benar pula agar informasi yang tersimpan dalam arsip tersebut tetap terjaga keautentikannya dan tujuan adanya kearsipan. Pengelolaan arsip sangat berpengaruh pada lancarnya sebuah komunikasi administrasi. Apabila dalam pengelolaan kearsipan kurang efisien maka dapat menimbulkan kegagalan suatu organisasi atau terhambatnya kemajuan suatu organisasi. Hal itu dapat terjadi disebabkan kurang tepatnya penyajian informasi dari sumber data atau kurang cepatnya penyajian informasi sehingga keputusan yang diambil oleh organisasi kurang akurat. Keberhasilan sistem kearsipan yaitu prosedur penataan tidak mengalami hambatan, sistem penyimpanan dapat diterapkan sesuai dengan kebutuhan serta kecepatan dan ketepatan penyajian informasi. Arsip sebagai salah satu sumber informasi primer dalam kehidupan organisasi maupun individu memerlukan pengelolaan yang baik dan benar. Salah satu arsip yang pengelolaannya penting untuk diperhatikan adalah arsip dinamis. Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan penyelenggaraan administrasi Negara.